Arhiv HNKŽ Mostar je kantonalna upravna organizacija i svojom nadležnošću pokriva područje HNK/Ž. Rad Arhiva regulisan je Zakonom o arhivskoj građi (Sl.novine HNK/Ž broj 07/04) kao i podzakonskim aktima, Uputstvo o načinu primopredaje arhivske građe i registraturskog materijala između imalaca arhivske građe, i nadležnog Arhiva u HNK/Ž („Sl. novine HNK/Ž“ broj: 4/05), Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala („Službene novine HNK/Ž“ br.4/05), Cjenovnika arhivskih usluga „Službene novine HNK/Ž“ br.2/06),

Zadaci Arhiva su:

• evidentiranje stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe;
• preuzimanje arhivske građe od stvaraoca i imaoca;
• vođenje evidencije o arhivskoj građi svojih fondova i zbirki te knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke;
• poduzimanje mjera zaštite arhivske građe;
• vršenje stručne i naučne obrade arhivske građe;
• izrađivanje metodskih i tehničkih uputstava o zaštiti, očuvanju i obradi arhivske građe;
• osiguravanje uvjeta za čuvanje i korištenje arhivske građe;
• izrada naučno-obavještajnih i informativnih sredstava;
• objavljivanje i publikovanje arhivske građe, arhivskih inventara i stručnih časopisa;
• organizacija predavanja, izložbi, promocija i drugih oblika kulturne, obrazovne i naučne djelatnosti;
• obavljanje međuarhivske i međuinstitucionalne saradnje;
• izdavanje, na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizičkih lica, uvjerenja, potvrda, ovjerenih prijepisa, fotokopija i drugih isprava o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi.

Vanjska služba vrši kontrolu arhivske i registraturne građe u registraturama kako bi ona kod njih bila dobro sređena. Prije se preuzimanje nesređene arhivske i registraturne građe u Arhiv vršilo sa ciljem da se građa sačuva. Sređena i popisana arhivska građa kod imaoca je preduslov za kasniji lakši rad sa predmetnom građom u Arhivu.

Mnogo je korisnika naših usluga koji se Arhivu obraćaju kako bi ostvarili neko svoje pravo (iz radnog odnosa, školovanja, imovinsko-pravnih odnosa, uvjerenja) da bi ostvarili svoja prava. Također znatan je broj istraživača koji koriste građu naših fondova, zbirki i biblioteke.

Arhivi su ustanove specijalizirane za čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje izvorne pisane baštine, čuvaju autentičan i vjerodostojan trag prošlosti i zbivanja koje ti zapisi dokumentiraju, a istovremeno štite i promiču interese i prava građana. Na taj način ujedno čuvaju svjedočanstva o historijskim zbivanjima, svakodnevnom životu i umjetničkom stvaranju te identitet i temeljne vrijednosti sredine kojoj pripadaju.